Créer une liste de bénévoles : qui s’occupe de quoi ?

Le stand de boissons a trouvé ses bénévoles, mais personne ne s’est proposé pour l’installation ? Une liste fragab rassemble les réponses pour chaque tâche. Le groupe consulte la même liste au lieu de chercher les engagements dans les discussions.

Une liste de bénévoles répond à « Qui fait quoi ? ». S’il faut d’abord choisir le jour, commence par un sondage de dates. Pour les plats, les boissons et le matériel, utilise une liste de repas partagé.

Préciser la tâche, l’horaire et le rendez-vous

« Boissons » ne décrit pas toute la tâche. « Stand de boissons, de 14 à 16 h, rendez-vous au local de l’association » est plus facile à confirmer. Précise s’il faut une explication préalable et qui contacter sur place.

🛠️ Installation : mettre les tables, de 10 à 11 h.
🥤 Boissons : assurer le service, de 14 à 16 h.
🍰 Gâteaux : tenir le stand, de 14 à 16 h.
🧹 Rangement : remettre en ordre ensemble, dès 18 h.

Crée des options distinctes pour les créneaux à remplir séparément. Un horaire écrit dans le texte décrit la tâche ; il ne vérifie pas automatiquement si une personne a choisi des tâches qui se chevauchent.

Préparer la liste de bénévoles

Crée un sondage avec l’événement, le lieu et la personne à contacter.
Ajoute chaque tâche et son horaire comme option de texte.
Vérifie si une personne peut choisir plusieurs tâches et si chaque option nécessite une limite. Les limites individuelles nécessitent Gold ou Platin.
Enregistre la liste et partage son lien de participation avec les bénévoles.
Demande à chacun d’enregistrer ses choix et vérifiez ensemble les tâches encore libres avant la fête.

Exemple : les bénévoles de la fête de l’association

Cinq réponses d’exemple montrent les tâches choisies. Les deux places pour l’installation et les deux pour le rangement sont prises. Une place sur deux est prise aux boissons et une sur trois au stand de gâteaux. Ben aide à l’installation et au rangement : cinq personnes ont donc fait six choix.

Voir les bénévoles

L’exemple reste ouvert et interactif. Essaie un choix : les changements ne sont pas enregistrés. Il montre des limites ordinaires, sans liste d’attente. Crée ton propre sondage pour ton groupe.

Vérifier les absences et les créneaux libres

Les tâches populaires ne remplissent pas les autres créneaux. Cherche des remplaçants si nécessaire et garde les changements dans la même liste. Confirme que la passation est comprise. Une liste ne remplace ni les consignes ni la responsabilité des organisateurs.

Le guide de création explique le formulaire.

Liste d’attente et inscriptions confidentielles

Pour les créneaux complets, propose une liste d’attente pour les bénévoles. Choisis séparément l’avancement automatique ou l’attribution manuelle des places libres. Les listes d’attente nécessitent Platin.

Si les bénévoles ne doivent pas lire les réponses des autres, utilise les réglages d’inscription confidentielle. Masque séparément les noms et les choix des autres participants. Ces fonctions Gold/Platin se combinent avec une liste d’attente ; vérifie aussi la visibilité du statut et des positions. Sans le réglage supplémentaire qui inclut les administrateurs, ceux-ci peuvent toujours voir les informations protégées.